Surbooking de matériel : le repérer à J-7 au lieu de la veille

Vendredi, 17 h. Le préparateur fait la liste du samedi et s’arrête au rayon verrerie : il manque 200 flûtes. Elles sont réservées pour deux événements le même jour, et personne ne l’a vu au moment de signer le second devis.

Le surbooking n’est presque jamais une erreur de calcul. C’est une information qui arrive trop tard. Voici d’où il vient, et comment le repérer une semaine avant.

Pourquoi on le découvre la veille

Chez la plupart des loueurs, trois informations vivent à trois endroits différents :

• les devis signés, dans le logiciel de devis ou un tableur ;
• le stock réel, dans la tête du responsable de dépôt ;
• ce qui revient sale ou cassé, sur un carnet ou dans un message vocal.

Quand le commercial vérifie la disponibilité, il compare son devis au stock total. Il ne voit pas les 60 flûtes encore au lavage, ni les 25 cassées au dernier mariage. Sur le papier tout passe ; dans le dépôt, non.

Ce qu’il faut regarder : la disponibilité projetée

La bonne question n’est pas « combien de flûtes ai-je ? », mais « combien en aurai-je de propres, sur le rayon, le matin du départ ? ». Pour y répondre, il faut croiser pour chaque article et chaque jour :

1. le stock total ;
2. moins ce qui est déjà réservé ce jour-là ;
3. moins ce qui sera encore chez un client ou au lavage ;
4. moins la casse et les manquants connus.

Trois réflexes qui évitent la plupart des cas

Vérifier pendant la saisie du devis. La disponibilité doit s’afficher ligne par ligne, au moment où l’on tape la quantité, pas lors d’un contrôle le lundi suivant.

Compter le lavage comme du stock indisponible. Un article qui rentre le dimanche et repart le mardi n’est disponible que si la file de lavage le permet. C’est souvent là que le compte se perd.

Prévoir une marge sur les articles fragiles. Verrerie, vaisselle, nappes claires : gardez une petite réserve, que l’on ne promet pas.

Et quand le manque est là

Il reste trois solutions, dans cet ordre : proposer un article équivalent (flûtes d’une autre gamme), sous-louer chez un confrère, ou décaler une préparation si les dates le permettent. L’important est de le savoir assez tôt pour choisir.

Dans Syemo, le devis vérifie la disponibilité pendant la saisie et une alerte apparaît à J-7 avec une action proposée. Vous pouvez le voir dans la visite guidée.