Inventaire de retour : 5 règles pour facturer la casse sans conflit

Lundi matin, le camion rentre de la reprise. Au déchargement, on compte : 14 verres cassés, une nappe brûlée, deux chaises en moins. Trois semaines plus tard, la facture de casse part, et le client conteste. « Tout était en bon état quand vous êtes repartis. »

La casse fait partie du métier. Le conflit, lui, vient presque toujours d’un inventaire flou. Voici cinq règles pour l’éviter.

1. Compter devant le client, pas au dépôt

Le meilleur moment pour constater un dégât, c’est la reprise, quand le client ou son représentant est encore là. Un constat fait au dépôt deux jours plus tard sera toujours discutable.

2. Faire signer les deux parties

Un inventaire n’a de valeur que s’il est signé par le loueur et par le client. Sur une tablette ou un téléphone, cela prend une minute, et cela évite des semaines d’échanges.

3. Prendre une photo par dégât

Une photo datée vaut mieux qu’une longue description. Elle protège les deux côtés : le client voit précisément ce qui lui est facturé, et le loueur n’a pas à argumenter.

4. Facturer vite

Plus la facture de casse arrive tard, plus elle surprend. L’idéal est qu’elle soit prête le jour même du retour, à partir de l’inventaire signé, sans ressaisie.

5. Distinguer casse, manquant et salissure

Ce ne sont pas les mêmes situations, et le client le comprend mieux quand c’est écrit clairement :

• la casse : l’article est inutilisable et doit être remplacé ;
• le manquant : l’article n’est pas revenu, il peut encore réapparaître ;
• la salissure anormale : l’article demande un nettoyage spécial (cire, vin rouge, brûlure).

Un manquant retrouvé dans les jours qui suivent doit pouvoir être retiré de la facture simplement, par un avoir.

Dans Syemo, l’inventaire de retour se signe sur mobile, photos comprises, et la casse s’ajoute toute seule à la facture. Découvrez ce que contient le socle.